HORENSO- PHƯƠNG PHÁP TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG THẦN KỲ CỦA NGƯỜI NHẬT
HORENSO- PHƯƠNG PHÁP TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG THẦN KỲ
Nếu bạn hỏi bất cứ một người Nhật Bản nào về phương pháp giao tiếp nội bộ trong công ty, bạn chắc chắn sẽ nhận được ngay câu trả lời là HORENSO. Đối với người Nhật Bản, HORENSO không chỉ là một phương pháp giao tiếp nội bộ trong nhóm mà còn là một đặc trưng văn hóa của quốc gia này. Ngay từ khi bắt đầu đi học, trẻ em Nhật Bản sẽ bầu ra chủ tịch lớp và giáo viên sẽ liên lạc với chủ tịch lớp và chủ tịch lớp sẽ truyền đạt lại cho các học sinh khác trong lớp. Từ nhỏ người Nhật đã được dạy kỹ năng làm việc nhóm này và họ luôn tin rằng HORENSO là nguồn gốc sức mạnh của họ.
Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HORENSO nghĩa là chủ động trong công việc.
Với HORENSO, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.
Vậy quy tắc Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?
HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.
- HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau:
Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.
Phương pháp báo cáo tốt:
– Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
– Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích, có đưa ra giải pháp.
– Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng hoặc bằng văn bản nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ… để miêu tả cho dễ hiểu; Và cũng có thể báo cáo bằng email.
Phương pháp báo cáo không tốt:
– Ngẫu hứng, thiếu chính xác.
– Ít thông tin.
– Tin tốt báo trước.
– Văn phong thiếu tôn trọng.
– Thông tin mang tính thống kê.
– Chỉ hỏi và tham khảo.
- RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?
XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Phương pháp liên lạc sai:
– Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.
– Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
– Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian.
– Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau.
– Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.
– Chậm, quá lâu mới thực hiện.
– Ít người biết.
– Làm ngẫu hứng.
- SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
– Đông người, nhiều cá tính, phong cách.
– Ghi nhận các ý kiến.
– Khuyến khích nói.
– Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt.
– Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.
Cách bàn bạc không tốt:
– Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau.
– Không ghi nhận.
– Bác bỏ ngay lập tức.
– Không ai biết mục đích.
– Không ra quyết định cuối.
– Mỗi người làm một hướng.
Cộng tác hiệu quả sẽ giúp trưởng nhóm hiểu được những khó khăn mà các thành viên gặp phải và có những phương thức hỗ trợ kịp thời. Kết hợp với Horosen – phương pháp giúp người Nhật có năng suất lao động cao bậc nhất thế giới, họ sẽ xác định được phương pháp báo cáo tốt, liên lạc tốt và có thể bàn bạc hiệu quả trong quá trình làm việc.
Thanh Trần
Chuyên viên Pháp lý doanh nghiệp công ty TNHH BENIHOME
Trong bài có sử dụng nguồn tài liệu từ các trang:
Tri thức trẻ
